Таблицы · Excel / Power Query · 5 мин чтения
Отчёт из файлов
Собирайте Excel-файлы из папки в одну таблицу
Настройте объединение один раз, затем добавляйте новые выгрузки и обновляйте результат.
Редакция от 1 ноября 2026 · инструкция по документации сервисов
Что понадобится
Инструкция рассчитана на Excel Microsoft 365, Excel 2024 или 2021 для Windows с командой импорта «Из папки». Для других платформ доступность и расположение этой команды нужно проверять отдельно. Учебный сценарий — две книги с заказами, где используются одинаковые столбцы: Номер, Дата, Сумма.
Подготовьте одинаковые исходники
Power Query сохраняет последовательность преобразований данных и повторяет её при обновлении. Это подходит для еженедельных выгрузок, которые сейчас приходится открывать и копировать по очереди. В результате получится одна таблица со строками из выбранных файлов.
Создайте отдельную папку для исходников. В каждой книге оформите данные как таблицу и дайте ей одинаковое имя, например Orders. Оставьте только строки заказов: заголовок отчёта, промежуточные итоги и подписи сотрудников лучше не включать. Сохраните итоговую книгу в другом месте, чтобы она не попадала в собственный источник.
Создайте запрос и объедините файлы
Сначала проверьте состав папки. Коннектор может учитывать и вложенные папки, поэтому архивные копии нельзя считать автоматически исключёнными. Два файла с одинаковыми заказами дадут повторяющиеся строки, если специально не настроить удаление дублей.
- В итоговой книге выберите «Данные» → «Получить данные» → «Из файла» → «Из папки» и укажите папку с выгрузками.
- В списке файлов выберите преобразование данных, чтобы перед объединением отфильтровать расширение и имена. Исключите временные файлы, начинающиеся с ~$.
- В столбце Content используйте объединение файлов. В образце выберите таблицу Orders, которая есть во всех книгах.
- В редакторе проверьте столбцы, удалите ненужные и назначьте типы: дата для Даты, число для Суммы, текст для Номера, если важны ведущие нули.
- Сохраните столбец с именем исходного файла для проверки происхождения строк. Выберите «Закрыть и загрузить».
Проверьте обновление на маленьком примере
Возьмите два учебных файла по три заказа. После первого объединения ожидайте шесть строк данных. Сверьте суммы вручную на таком небольшом наборе. Затем добавьте третью книгу с одной новой записью и выполните «Данные» → «Обновить всё». Должно получиться семь строк.
Проверьте не только количество, но и содержание: найдите номер нового заказа и убедитесь, что дата и сумма прочитаны правильно. Если числа стали текстом или даты поменяли смысл, остановитесь и исправьте тип данных с учётом локали источника. Продолжать строить отчёт поверх неверно прочитанных данных нельзя.
Обновление перечитывает выбранные источники и применяет сохранённые шаги. Это не обещание, что книга будет круглосуточно самостоятельно забирать файлы с почты. Получение выгрузки в папку и запуск обновления — отдельные части рабочего процесса.
Что ломает повторный запуск
Если в новой выгрузке переименовали столбец или таблицу, прежнее преобразование может перестать работать. Договоритесь об одном формате исходников и сохраняйте образец. При изменении формата сначала проверьте запрос на копии итоговой книги.
Не исправляйте исходные ошибки только в загруженной таблице: следующее обновление может заменить результат. Исправляйте источник или добавляйте понятное правило в запрос. Удаление дублей тоже требует решения: номер заказа подходит как ключ только тогда, когда одна запись действительно означает один заказ, а не отдельную его позицию.
Перед регулярным использованием запишите три контрольных показателя: число файлов, число строк и итоговую сумму. Их изменение должно объясняться новыми данными. Такая короткая проверка помогает заметить лишнюю архивную копию или пропущенный файл до отправки отчёта.
Источники
Получилось повторить?
Сообщите, если на каком-то шаге возникла сложность. Укажите шаг и версию приложения.